Экспертные публикации

Совещание в отделе продаж: как провести с максимальной пользой?

Сотрудники отдела продаж (причем не только менеджеры, но и руководители) часто полагают, что совещания только отнимают время от работы. Это верно в том случае, если совещания проводятся “для галочки” и не “работают” на продажи и доход отеля. А вот как сделать совещания действительно необходимыми и эффективными?

Цель совещания – постановка задач, контроль их выполнения и выявление причин, если что-то идет не так. Следовательно, правильно организованное совещание не только “держит в тонусе” каждого сотрудника, но и помогает выявить недостатки в работе отдела продаж (или в других бизнес-процессах отеля) и их устранить. На совещании руководитель отдела продаж (РОП) может наглядно увидеть, как продвигается работа у каждого менеджера, насколько выполнимы KPI каждого сотрудника и всего отдела. Также бывают ситуации, когда менеджер не видит перспективы взаимодействия с клиентом, а вмешательство РОПа поможет избежать упущенной выгоды.

Итак, для чего на самом деле нужны совещания:

  1. Помогают настроиться на работу.
  2. Помогают планировать и корректировать задачи. Если вспомним Цикл Деминга (Планируем-Действуем-Проверяем-Корректируем (и выполняем), то совещание решает две ключевые задачи из четырех.
  3. Помогают РОПу увидеть картину с продажами, возможные проблемы, возникающие у менеджеров, и найти верное решение.
  4. Помогают увидеть результаты всего отдела.
  5. Мотивируют на результат (конкуренцию и азарт никто не отменял).

Какие бывают совещания:

  1. Отчетное: обсуждаются результаты работы;
  2. «Мозговой штурм»: устраивается на нерегулярной основе, когда надо «покреативить». Хорошая «опция» для кризисных времен;
  3. Установочное: связано с постановкой задач;
  4. Прогнозное: совещание по доходам. Мы рекомендуем проводить его еженедельно.

Правила эффективных совещаний

  1. Подготовка. Готовится к совещанию должны заранее как менеджеры, так и РОП. Это поможет обсудить все вопросы и не забыть важное.
  2. Внимание. Важно обсуждать только вопросы, относящиеся к совещанию. Это поможет уложиться в тайминг.
  3. Уважение. Совещание – это не место выяснения отношений или обвинений.
  4. Регулярность. Регулярность создает привычку, привычка задает определенный ритм работы.
  5. Подведение итогов. Важно фиксировать выводы, к которым пришли на совещании, оформлять их в задачи и контролировать результат.

Выводы и рекомендации:

1.Проводите ежедневные планерки.

Соблюдайте тайминг. Если в отделе продаж два человека, то для планерки достаточно 10 минут. Если отдел продаж большой, то максимальное время для утренних планерок – 40 минут. Подготовка к планеркам обязательна.

Планерки бывают:
  • Утренние: задают ритм, включение, настраивают на продуктивный день. РОП ставит задачи сотрудникам, а каждый сотрудник определяет для себя планы на день с учетом этих задач: звонки, рассылка коммерческих предложений, встречи и т.д.

В течение дня РОП может выделять около 15 минут на встречу с каждым сотрудником по вопросам его сегмента/работы. Важно, чтобы на эти вопросы выделялось точное время, чтобы они не «растягивались» на весь день и не отвлекали менеджеров от продаж.

  • Вечерние: подводят итоги дня. Каждый менеджер отчитывается о проделанной работе: сколько звонков было сделано, результативность, причины отказов, работа с возражениями и т.д.
2.Проводите еженедельно прогнозное совещание по доходам.

Цель – анализ прогнозируемых показателей на текущий месяц и на два месяца вперед. Для этого смотрим:
  • выполнение плана по основным гостиничным показателям;
  • структуру выручки по сегментам;
  • динамику развития клиентской базы;

Также обсуждаем меры, необходимые для достижения запланированных показателей.