Андрей Сутулин Коммерческий директор Frontdesk24
1 Июля 2018

Облачная система управления отелем: особенности использования


На сегодняшний день профессионалы гостиничного бизнеса задумываются о выборе облачной системы управления отелем (далее – облачная PMS, т.е. «property management system»). И это не просто дань моде и следование новым технологиям, а соответствие реалиям сегодняшнего дня, когда большинство бизнес-вопросов решаются в режиме онлайн.

Из истории PMS

В связи с развитием туристического (и гостиничного) бизнеса в Интернете, отельерам стало необходимо в режиме онлайн связывать данные отеля с данными систем бронирования. Так появились автоматизированные системы управления отелем, а с развитием технологий данные стало возможным хранить в “облаке”. Первой русскоязычной облачной системой управления отелем стала PMS Cloud.

По сравнению с PMS, установленной на компьютере, облачная PMS имеет ряд преимуществ. Это, к примеру, отсутствие необходимости приобретения программной лицензии, возможность подключения к программе из любой точки мира, где есть Интернет, с любого компьютерного устройства, в т.ч. мобильного, хранение данных на удаленных веб-серверах, что обеспечивает их безопасность и др. Рассмотрим преимущества использования облачных PMS более подробно.

Комментирует коммерческий директор облачной системы управления отелем Frontdesk24 Андрей Сутулин.

Увеличение прибыли

Правильная (т.е. выбранная с учетом специфики конкретного отеля) облачная PMS решает сразу две задачи: помогает гостиничному объекту сэкономить деньги а также увеличить доход за счет оптимизации и повышения эффективности операций.

Решение первой задачи осуществляется за счет существенного (порядка 70-80% по сравнению с приобретением программного обеспечения для компьютера) сокращения расходов - на приобретение и последующее обслуживание сервера, оплату труда специалистов и др. К примеру, для установки “стационарной” PMS в качестве первоначальных единоразовых расходов будут затраты на приобретение сервера (в зависимости от необходимой мощности они составят от 200 до 400 тыс руб), программного обеспечения (Windows, MS SQL Server и т.п.- в среднем от 150 до 300 тыс руб), приобретение в собственность самой программы PMS (от 200 тыс руб). Также будут обязательные ежемесячные расходы на оплату труда специалистов: техподдержки (5-10 тыс руб), системного администратора и администратора базы данных (от 30 тыс руб за каждого сотрудника). В случае непредвиденной ситуации каждый выезд специалиста будет стоить около 5 тыс руб.

В сравнении с локальной PMS, затраты на использование облачной PMS будут ниже в разы. Точными цифрами здесь оперировать сложно, поскольку каждая облачная система имеет свои критерии оценки, установленные разработчиком. К примеру, у Frontdesk24 стоимость формируется исходя из расчета 65 руб за номер + дополнительные опции, такие как channel manager (т.е. менеджер каналов), онлайн бронирование, подключение онлайн касс, подключение электронных замков. Так, для отеля в 20 номеров стоимость пользования облачной PMS, при подключении минимально необходимых опций, составит всего от 1600 руб в месяц.

Channel manager - это автоматическое управление каналами продаж. Благодаря этому инструменту данные отеля синхронизируются со всеми лидирующими системами бронирования, что позволяет автоматически обновлять цены,наличие мест, данные о бронированиях на нескольких платформах одновременно.

В облачной системеFrontdesk24 channel manager встроен в PMS и работает с 20-ю ведущими IDS-площадками (Booking.com, Ostrovok.ru, 101 Отель, Expedia.com, Hotels.com и др) и ведущими туроператорами по России, такими как «Алеан», «Дельфин», «Курортный магазин» и др.

Посчитаем?

Для наглядности давайте посчитаем затраты на приобретение и обслуживание локальной PMS за 5 лет для отеля с номерным фондом в 100 номеров.

1. Сервер 300.000 (спустя 5 лет полностью устареет и потребует замены)

2. Лицензии на серверное ПО 150.000 (тоже устаревают)

3. PMS 200.000 (за 5 лет потребуются платные обновления, так что просто амортизируем эту стоимость за 5 лет)

4. Поддержка 10*60=600.000

5. Выезды 60*5000=300.000

Иными словами, стандартное решение потребует от отеля 650.000 руб единовременных инвестиций, и 900.000 руб инвестиций за 5 лет.

Итого:

1.550.000 за 5 лет / 60 месяцев

или 25.833 руб в месяц.

При приобретении облачнойFrontdesk24 (рассчитываем на отель в 100 номеров, с учетом всех возможных опций, включая почасовое размещение), стоимость пользования программой при помесячной оплате составит всего 12 000 руб, а при годовой (с учетом скидки)  8 600 руб в месяц. При этом никаких стартовых инвестиций не требуется. Чувствуете разницу? Понятно, что для отеля на 20 номеров разница в цифрах (при приобретении локальной или облачной PMS) будет еще заметнее.


Разработчики PMS, в том числе облачных, используют различные подходы к формированию тарификации в отеле.

Система тарификации у Frontdesk24 построена не так, как обычно делается в облачных PMS, а так, как делается в крупных промышленных системах автоматизации гостиниц. В частности, система поддерживает суточные цены за человека и за номер, цены за койко-места (в т.ч. и за конкретные места в номере), цены за заезд, различные возраста детей, отдельные цены на питание и размещение, почасовые тарифы, конфиденциальные тарифы и многое другое. Например, при помощи такого ценообразования есть возможность комбинировать в одной брони цену на заезд с ценой суток и рассчитывать такие варианты в различных комбинациях. В системе есть также Ревеню менеджер - служба, позволяющая на основе загрузки отеля скорректировать тарифы как в меньшую, так и большую стороны.

 

Облачная PMS предоставляет доступ к необходимым данным с мобильных устройств

Сегодняшние отели управляются «на ходу», поэтому PMS, предоставляющаявозможность дистанционного и автоматизированного управления отелем, является абсолютной необходимостью. Система управления отелем должна быть полностью оптимизирована для мобильных устройств. Это значит, что сотрудники в рамках своих полномочий могут быстро и в режиме реального времени получить доступ к ключевым сведениям и данным с любого смартфона или планшета. Эта информация может касаться, к примеру, уровня загрузки, ADR (Average Daily Rate, т.е средняя цена за номер), RevPAR (Revenue Per Available Room, т.е. доход на доступный номер в день), прибыли (план/факт) и др. При этом каждый сотрудник получает доступ к информации в рамках своих полномочий.

Рассмотрим, к примеру, как решен вопрос с необходимой информацией для горничных у Frontdesk24. Компания разработала специальную программу – мобильный помощник для горничных.

Приложение работает на мобильных телефонах, планшетах и может:    

  • показывать список грязных номеров

  • отмечать номер как убранный

  • делать начисления за минибар

  • делать начисления за порчу имущества

  • делать прочие начисления

Как это работает?

На телефон горничной ставится специальное приложение для хаускипинга. Выберем, к примеру «Показать грязные номера». Приложение покажет, какие номера требуют уборки на момент запроса. Для того, чтобы пометить номер как убранный, нужно выбрать пункт «отметить номер как убранный».

Безопасность данных

Запуск приложений через Интернет фактически снижает риски и уязвимости, связанные с физическим оборудованием и серверами, привязанными к локальной системе PMS. Поставщики облачной системы инвестируют значительное время и ресурсы для сохранения безопасности данных своих клиентов в облачной среде. К примеру, Frontdesk 24 обеспечивает мониторинг 24×7/365 для своих клиентов. Конечно, у пользователей локальной PMS, рассматривающих возможность перехода на “облако”, иногда возникают такие вопросы: а что если будут проблемы с сервером? что делать в случае медленного Интернета? Здесь следует отметить, что в случае проблем с основным сервером, обслуживающим облачную PMS, система переключается на резервный сервер. Если в отеле возникли проблемы с Интернетом, то это не повлияет на работу каналов продаж. А вот если сервер установлен в отеле и при этом возникла проблема с Интернетом, то продажи будут просто парализованы - опять же, если у отеля нет резервного канала Интернет.

Своим небольшим клиентам мы рекомендуем иметь планшет с мобильным интернетом: этого достаточно, чтобы провести нужные операции на время ремонта интернет соединения в отеле.

 

Внедрение системы. Простота и удобство.

В идеале, этому требованию должна соответствовать каждая облачная PMS-система. При выборе конкретной системы необходимо обратить внимание на ее интуитивно понятный дизайн в сочетании с отличными ресурсами для обучения и поддержки. При правильном решении процесс внедрения может и должен быть простым и безболезненным для сотрудников на всех уровнях. Обучение должно быть привлекательным и доступным, с возможностью прямого или удаленного доступа.

К примеру, во Frontdesk24 внедрение системы и обучение персонала занимает всего 3-4 рабочих дня. И это для достаточно большого отеля. Такой короткий срок достигается за счет того, что функционал программы разработан под каждое конкретное подразделение гостиницы, и нет необходимости изучать всю программу. Кроме того, даже в рамках одного подразделения для каждого сотрудника могут быть предусмотрены свои права доступа. Если же взять небольшой отель (до 20 номеров), то выезда наших специалистов может и не потребоваться. Гостинице достаточно зарегистрироваться в системе, настроить channel manager и установить на сайте функции онлайн-бронирования. Хотя, разумеется, специалисты компании будут готовы выехать в этот отель при возникновении такой необходимости.

    

Простота внедрения этой облачной системы обусловлена, в частности, наличием у Frontdesk24 ченнел-менеджера собственной разработки, напрямую интегрированного с PMS (об этом уже упоминалось в начале статьи). На практике это значит, что при установке системы не требуется никаких дополнительных настроек, достаточно внести данные в систему и синхронизировать их с системой онлайн бронирования с] помощью технических специалистов компании.


Frontdesk24 – это облачная система автоматизации отелей и других объектов размещения. Благодаря широкому функционалу, системой могут пользоваться и крупные объекты размещения.

Данная система управления отелем предоставляет такие возможности как шахматка, клиентская база, поддержка разных единиц размещения: номер или место (для хостелов), тарифы и цены, групповое бронирование, управление поручениями персоналу, ресепшен (заселение и выселение), управленческая отчетность, конструктор печатных форм, форма для ФМС (РФ и иностранцы), управление расходами отеля, управление сетью отелей, управление сетью квартир/апартаментов. Онлайн-бронирование на сайте и оплата банковской картой осуществляется с уникально низким процентом комиссии за интернет-эквайринг (1.905%)

Все сервера компании находятся в России, поэтому можно не беспокоиться о трансграничной передаче данных, запрещенной законодательством.

    

Клиенты Frontdesk24

Клиентами компании являются совершенно разные гостиничные объекты - как капсульные отели и хостелы, так и крупные отели. Среди них:    Orchestra Hotels & Resorts (сеть отелей в Москве, Московской области и Геленджике с номерным фондом 100-300 номеров.), Сеть отелей “Крымтур”(10 крупных туристско-оздоровительных комплексов в Крыму), Гостиничный комплекс «Байкал» в Москве (номерной фонд 580 номеров), капсульный отель Goosleep в аэропорту Шереметьево, Сеть почасовых отелей «Погости» с возможностью почасовой аренды, сеть отелей «Наумов», хостел «Зебра» – самый большой и современный хостел в Казани и другие, всего около 500 гостиниц в России и СНГ. Опубликовано на правах рекламы 


>>> посмотреть тур по системе frontdesk 24
>>> связаться с представителем компании
>>> перейти на сайт frontdesk 24


Предлагаем вашему вниманию несколько изображений интерфейса системы 

Стартовый экран

Start screen.png


Бронирование

booking


Журнал бронирования

журнал


Отчетность

report


Хаускипинг

hk


Шахматка

шахматка.png